Privacyverklaring

Versie 1.1 · laatst bijgewerkt op 18 oktober 2026

Future Codes bouwt AI-agents en workflow-automatiseringen voor bedrijven. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Future Codes is een handelsnaam van Hanaa Isaak (eenmanszaak). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Future Codes
Louis Couperusstraat 69
1822 LG Alkmaar, Nederland
KvK: 98611941 · Btw: NL005342744B23
E-mail: info@futurecodes.ai
Telefoon: +31 6 5239 3664

Gegevens die we voor klanten verwerken

Voor onze automatiseringen verwerken we soms persoonsgegevens namens onze klanten, bijvoorbeeld e-mails, facturen of klantgegevens van hun eigen klanten. In dat geval is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten we met iedere klant een verwerkersovereenkomst. Gaat het om jouw gegevens bij een van onze klanten? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en hoe lang?

Situatie	Gegevens	Doel	Grondslag (AVG)	Bewaartermijn
Je neemt contact op (e-mail, contactformulier, telefoon)	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, je bericht	Je vraag beantwoorden en een eventuele offerte opstellen	Maatregelen vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en gerechtvaardigd belang (sub f)	12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt
Je plant een kennismakingsgesprek via Calendly	Naam, e-mailadres, gekozen tijdstip, antwoorden op de vragen bij het inplannen	Het gesprek plannen en voorbereiden	Maatregelen vóór een overeenkomst (sub b)	12 maanden na het gesprek, tenzij je klant wordt
Je bent (contactpersoon van) een klant	Naam, functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, projectinformatie	De overeenkomst uitvoeren, support en communicatie	Uitvoering van de overeenkomst (sub b)	Duur van de overeenkomst plus 2 jaar
Facturatie en administratie	Naam, (bedrijfs)adres, KvK- en btw-nummer, bankgegevens, factuur- en betaalgegevens	Facturen versturen en voldoen aan onze fiscale plichten	Wettelijke verplichting (sub c)	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Je gebruikt ons klantdashboard (app.futurecodes.ai)	E-mailadres, inloggegevens (eenmalige inloglinks), sessiecookie, technische logs	Je veilig toegang geven tot het dashboard	Uitvoering van de overeenkomst (sub b) en gerechtvaardigd belang bij beveiliging (sub f)	Zolang je account actief is; daarna uiterlijk binnen 30 dagen verwijderd
Je bezoekt onze website	IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstip (technische serverlogs)	De website laten werken en beveiligen tegen misbruik	Gerechtvaardigd belang (sub f)	Kort; volgens de standaardtermijnen van onze hostingpartij

We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen, we verkopen ze nooit en we sturen geen nieuwsbrieven of marketingmails zonder jouw toestemming.

3. AI en jouw gegevens

In onze automatiseringen gebruiken we AI-modellen, zoals Claude van Anthropic, via zakelijke API-diensten. Volgens de voorwaarden van deze aanbieders worden gegevens die via de API worden verstuurd niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
We sturen alleen de gegevens naar een AI-model die nodig zijn voor de taak, bijvoorbeeld de tekst van één bon om het bedrag uit te lezen.
We nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen hebben (art. 22 AVG).
AI-uitvoer kan fouten bevatten. Daarom ontwerpen we onze automatiseringen zo dat belangrijke uitkomsten door een mens gecontroleerd kunnen worden.

4. Met wie delen we gegevens?

We werken met dienstverleners (verwerkers) in de onderstaande categorieën. Met hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van je gegevens. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.

Categorie	Waarvoor	Locatie
Hosting- en beveiligingsdiensten	De website en het klantdashboard online houden en beveiligen	Verenigde Staten
Databasedienst	Opslag van gegevens van het klantdashboard	Europese Unie (Frankfurt)
Automatiseringsplatforms en app-koppelingen	Automatiseringen uitvoeren en veilig koppelen met apps zoals Gmail en Google Sheets	Verenigd Koninkrijk en Verenigde Staten
AI-aanbieder: Anthropic (Claude)	AI-verwerking binnen automatiseringen	Verenigde Staten
E-mail- en communicatiediensten	Onze mailbox en het versturen van e-mails, zoals inloglinks	Verenigde Staten
Planningstool	Inplannen van gesprekken	Verenigde Staten

Een actuele lijst van de dienstverleners die we gebruiken kun je opvragen via info@futurecodes.ai. Klanten vinden deze lijst in hun verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met onze boekhouder of met overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.

5. Gegevens buiten de Europese Unie

Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We geven gegevens alleen door als er passende waarborgen zijn, zoals certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het Verenigd Koninkrijk heeft van de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit gekregen.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

versleutelde verbindingen (HTTPS) voor de website en het dashboard;
inloggen op het dashboard met eenmalige links, alleen voor geautoriseerde e-mailadressen;
toegang tot gegevens alleen voor wie dat nodig heeft;
koppelingen met apps van klanten via beveiligde autorisatie (OAuth), zonder dat wij wachtwoorden opslaan.

7. Cookies

Onze website gebruikt geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. We tellen bezoeken anoniem met Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder lokale opslag, maakt geen profielen en volgt je niet over andere websites. We zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, het land en de laadsnelheid. Meer informatie vind je in onze cookieverklaring.

8. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

Inzage: weten welke gegevens we van je hebben;
Rectificatie: onjuiste gegevens laten aanpassen;
Verwijdering: je gegevens laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten;
Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen;
Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
Toestemming intrekken: als je toestemming hebt gegeven, kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@futurecodes.ai. We reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienstverlener gaan gebruiken. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten vooraf.

Privacy Policy

Version 1.1 · last updated 18 October 2026

Future Codes builds AI agents and workflow automations for businesses. This privacy policy explains which personal data we process, why, how long we keep it and what rights you have. We comply with the General Data Protection Regulation (GDPR). This English text is a translation; if it differs from the Dutch version, the Dutch version prevails.

1. Who are we?

Future Codes is a trade name of Hanaa Isaak (sole proprietorship). We are the controller of the personal data described in this policy.

Future Codes
Louis Couperusstraat 69
1822 LG Alkmaar, the Netherlands
Chamber of Commerce (KvK): 98611941 · VAT: NL005342744B23
Email: info@futurecodes.ai
Phone: +31 6 5239 3664

Data we process for our clients

For our automations we sometimes process personal data on behalf of our clients, for example emails, invoices or details of their own customers. In that case our client is the controller and we are the processor. We sign a data processing agreement with every client for this. If your question is about your data held by one of our clients, please contact that company first.

2. What data we process, why, and for how long

Situation	Data	Purpose	Legal basis (GDPR)	Retention
You contact us (email, contact form, phone)	Name, email address, phone number, company name, your message	Answering your question and preparing a quote if requested	Steps prior to a contract (Art. 6(1)(b)) and legitimate interest (Art. 6(1)(f))	12 months after the last contact, unless you become a client
You book an introductory call via Calendly	Name, email address, chosen time, answers to the booking questions	Scheduling and preparing the call	Steps prior to a contract (Art. 6(1)(b))	12 months after the call, unless you become a client
You are (a contact person of) a client	Name, job title, business contact details, correspondence, project information	Performing the contract, support and communication	Performance of a contract (Art. 6(1)(b))	Duration of the contract plus 2 years
Invoicing and accounting	Name, (business) address, Chamber of Commerce and VAT number, bank details, invoice and payment data	Sending invoices and meeting our tax obligations	Legal obligation (Art. 6(1)(c))	7 years (Dutch statutory tax retention period)
You use our client dashboard (app.futurecodes.ai)	Email address, login data (one-time login links), session cookie, technical logs	Giving you secure access to the dashboard	Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) and legitimate interest in security (Art. 6(1)(f))	As long as your account is active; deleted within 30 days afterwards
You visit our website	IP address, browser and device data, time of visit (technical server logs)	Running the website and protecting it against abuse	Legitimate interest (Art. 6(1)(f))	Short; according to our hosting provider's standard periods

We do not use your data for any other purpose, we never sell it, and we do not send newsletters or marketing emails without your consent.

3. AI and your data

Our automations use AI models, such as Claude by Anthropic, through business API services. Under these providers' terms, data sent through the API is not used to train AI models.
We only send the data an AI model needs for the task, for example the text of a single receipt to read the amount.
We do not make decisions about people based solely on automated processing that have legal or similarly significant effects (Art. 22 GDPR).
AI output can contain mistakes. That is why we design our automations so that important results can be checked by a person.

4. Who do we share data with?

We work with service providers (processors) in the categories below. We have agreements with them on protecting your data, and they may only use it to provide their service to us.

Category	Used for	Location
Hosting and security services	Keeping the website and client dashboard online and secure	United States
Database service	Storing client dashboard data	European Union (Frankfurt)
Automation platforms and app connections	Running automations and connecting securely to apps such as Gmail and Google Sheets	United Kingdom and United States
AI provider: Anthropic (Claude)	AI processing within automations	United States
Email and communication services	Our mailbox and sending emails, such as login links	United States
Scheduling tool	Scheduling calls	United States

You can request an up-to-date list of the service providers we use at info@futurecodes.ai. Clients find this list in their data processing agreement.

We may also share data with our accountant or with public authorities, such as the Dutch Tax Administration, where the law requires us to.

5. Data outside the European Union

Some of our service providers are based outside the European Economic Area (EEA). We only transfer data where appropriate safeguards are in place, such as certification under the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission's Standard Contractual Clauses. The United Kingdom has an adequacy decision from the European Commission.

6. Security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data, including:

encrypted connections (HTTPS) for the website and the dashboard;
dashboard login with one-time links, only for authorised email addresses;
access to data only for those who need it;
connections to clients' apps through secure authorisation (OAuth), without us storing passwords.

7. Cookies

Our website does not use tracking, analytics or advertising cookies. We count visits anonymously with Cloudflare Web Analytics. It works without cookies or local storage, builds no profiles and does not follow you across other websites. We only see totals, such as visits per page, country and loading speed. See our cookie statement for details.

8. Your rights

You have the right to:

Access: know what data we hold about you;
Rectification: have incorrect data corrected;
Erasure: have your data deleted, unless we are legally required to keep it;
Restriction: have processing temporarily paused;
Portability: receive your data in a common format;
Objection: object to processing based on legitimate interest;
Withdraw consent: where you gave consent, you can withdraw it at any time.

Send your request to info@futurecodes.ai. We respond within one month. To make sure we do not give data to the wrong person, we may ask you to confirm your identity.

Not happy with how we handle your data? Let us know and we will look for a solution together. You always have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Changes

We may update this privacy policy, for example when we start using a new service provider. The latest version is always on this page. We inform our clients in advance of important changes.